# 직장·학교 계정에서 자료를 찾아 업무와 수업에 쓰기

> 직장·학교 사용자가 관리자 허용과 데이터 보호 수준·연결 앱의 실제 작업 범위를 파악한다.

원문: https://www.aihoon.kr/guide/gemini/consumer/work-school

Gemini 앱에서 회사 문서를 찾는 일과 Gmail·Docs 안의 Gemini로 문서를 작성하는 일은 서로 다른 시작점입니다. 먼저 로그인한 조직 계정의 권한과 데이터 보호 수준을 확인하고, 실제로 지원되는 작업에 맞춰 사용하세요.

## 이용 권한과 보호 수준 확인하기

Workspace 라이선스에 따라 Gemini가 **핵심 서비스** 또는 **추가 서비스**로 제공됩니다. 핵심 서비스의 엔터프라이즈급 보호가 적용되면 채팅과 업로드 파일을 사람의 검토나 생성형 AI 모델 개선에 사용하지 않는다고 안내합니다. 추가 서비스에는 다른 약관·데이터 처리가 적용될 수 있습니다.

Gemini 상단의 **Pro·Expanded·Ultra** 표시는 기능 접근 수준을 확인하는 단서입니다. 계정의 보호 수준과 이용 가능한 라이선스는 조직 안내와 함께 확인하세요. 직장 계정에는 성인 조건이 있고 활동 보관은 관리자가 통제합니다. 개인 사용자가 Gemini 앱의 채팅 삭제·보관 기간을 직접 변경하지 못할 수 있습니다. 웹의 공개 채팅 공유는 조직이 허용했는지 확인해야 합니다. 조직용 모바일 도움말은 공개 채팅 링크 생성을 제한하므로 웹과 모바일의 제공 범위도 구분하세요. Workspace 앱 안의 Gemini는 별도 한도가 적용됩니다.

## 조직 자료를 찾는 절차

자격이 있는 계정, 활동 보관 켜짐, 관리자가 허용한 연결 앱이 필요합니다. 같은 Workspace 계정으로 Gemini를 열고 프롬프트에 **@**로 사용 가능한 앱을 지정합니다. Gmail·Drive·Chat 자료 찾기, Tasks·Keep, Calendar, Classroom 등의 지원 범위는 다릅니다.

예를 들어 다음은 **가상의 업무 요청**입니다.

```text
@Google Drive에서 '가상 전시 운영안'과 '9월 일정 변경' 문서를 찾아 주세요.
전시 시작일, 담당자, 아직 확정되지 않은 항목을 비교하세요.
정보가 충돌하면 어느 문서의 어느 날짜 정보인지 나누어 제시하세요.
제가 확인할 원문 링크도 포함해 주세요.
```

검색 결과가 오래된 문서를 가리킬 수 있으므로 제목만 보고 완료로 판단하지 않습니다. 실제 원문을 열어 버전과 적용일을 확인하세요. 두 문서를 한 번에 쓰려면 원하는 파일을 각각 명시하는 편이 좋습니다.

## 연결 앱이 할 수 없는 일

| 요청 | 문서에 명시된 연결 기능의 제약 |
|---|---|
| Gmail 자료 검토 | 댓글·이미지 접근, 메일 개수·남은 저장량 집계 등에 제한 |
| Gmail 정리 | 연결 기능으로 메일 삭제·초안 생성 불가. 응답의 내보내기는 별도 경로 |
| Drive 정리 | 폴더 만들기·파일 이동·항목 수 집계 불가. 사진·영상 접근도 문서 지원과 다름 |
| Docs 이해 | 문서 내 댓글·이미지 접근에 제한 |
| Classroom 운영 | 직접 성적 입력·비공개 의견·게시·삭제·보관·기준표 생성 불가 |

작성한 답을 문서나 메일 초안으로 옮기려면 [내보내기](/guide/gemini/consumer/sharing)를 사용합니다. 자료 찾기 지원을 파일 이동이나 공지 게시 권한으로 해석하지 마세요.

## 스마트 기능 설정은 각각 다르다

스마트 기능에는 **Gmail·Chat·Meet 안의 기능**, **Workspace 전반의 기능**, **다른 Google 제품의 기능**이라는 별도 설정이 있습니다. 하나를 껐다고 모두 같은 상태로 바뀌지 않습니다. 웹 Gmail의 **설정 → 모든 설정 보기 → 일반 → Google Workspace 스마트 기능 → 설정 관리**에서 범위를 확인할 수 있습니다. 조직에서 통제하는 항목은 변경할 수 없을 수 있습니다.

예를 들어 Gmail의 스마트 답장 여부와 Drive 자료를 참고하는 Gemini 기능을 동일한 스위치라고 가정하면 원인 파악이 어렵습니다. 사용 중인 화면, 설정 이름, 오류 문구를 정확히 적어 담당자에게 전달하세요.

## Workspace 안의 Gemini 대화는 앱마다 따로 찾기

Gmail·Docs·Drive·Sheets·Slides의 Gemini 측면 패널 대화는 **Gemini 앱의 최근 채팅과 별도**이며 앱마다 이력이 나뉩니다. Gmail에서 나눈 대화를 Docs의 이력에서 찾을 수 있다고 가정하지 마세요. 개인 계정은 지원 Google AI 구독·실험 환경, 조직 계정은 자격이 있는 Workspace와 해당 기능 허용이 필요합니다.

컴퓨터의 해당 앱에서 **Gemini에게 물어보기 → 더보기 → 기록**을 열어 대화를 고릅니다. 더 보려면 **모든 대화 보기**를 사용합니다. 대화의 더보기에서 이름을 바꾸거나 삭제할 수 있지만 조직에서 삭제를 제한하면 선택할 수 없습니다. 삭제는 되돌릴 수 없으며, 기능 출시 전의 측면 패널 대화가 소급해서 모두 들어오는 것도 아닙니다.

자동 삭제는 같은 메뉴의 **설정 → 기록**에서 확인합니다. 이 기능은 선택한 기간 동안 **비활성 상태인 대화**를 대상으로 하므로 오래됐어도 계속 쓰는 대화는 다르게 처리됩니다. 조직에서 통제하는 항목이 비활성화되어 있으면 담당자에게 문의하세요. Gemini 앱의 활동 보관 기간을 바꾼 것과 같은 설정으로 생각하지 않는 것이 좋습니다.

## 수업과 업무 결과물 마무리하기

Google이 소개한 교육 현장 사례에서는 다양한 학생의 수준에 맞춰 자료를 다듬거나 보호자에게 보낼 안내 초안을 만드는 데 Gemini를 활용합니다. 이는 해당 기관의 사례이며 누구에게나 같은 시간 절감이나 학습 효과가 생긴다는 의미는 아닙니다.

**가상 요청:** “제공한 체험학습 확정 안내에서 날짜·장소·준비물은 유지하고, 처음 읽는 보호자가 이해할 수 있게 짧게 다듬어 줘. 미정 항목은 교사가 확인할 메모로 분리해 줘.” 결과에서는 간단해진 문장 때문에 준비물이 빠지거나 신청 마감이 새로 생기지 않았는지 원문과 비교합니다. 수준별 설명도 학습 목표를 낮추는 것과 어휘·문장 난도를 조정하는 것을 구분하세요.

가상의 수업 자료를 만들 때는 “교사가 확인할 초안”과 “학생에게 배포할 안내”를 분리해 달라고 요청할 수 있습니다. 내부 메모에만 필요한 파일명이나 불확실한 판단이 배포 문장에 섞이지 않았는지 확인합니다.

기능이 제한됐다고 회사 문서를 개인 계정으로 옮기는 것이 해결책은 아닙니다. 조직에서 허용한 계정과 자료 범위를 유지하면서 필요한 권한을 요청하세요. 이는 관리 콘솔을 직접 바꾸는 절차가 아니라 일반 사용자가 자신의 업무 환경을 확인하는 과정입니다.

일반적인 업무 안내·제안서 작성은 [업무 자료로 초안 만들기](/guide/gemini/workflow/work-drafts), 교사의 활동·평가 기준표 설계는 [수업 자료 초안 만들기](/guide/gemini/learn-research/teaching-materials)에서 구체적인 가상 자료로 연습할 수 있습니다.

개인 계정의 Gmail·Drive·Calendar 연결 방식은 [연결 앱 사용](/guide/gemini/consumer/connected-apps)과 비교할 수 있습니다. 조직 자료에는 이 글의 계정 조건을 우선 적용하세요.