# 이메일·안내문·초안 다듬기

> 필수 사실에서 이메일과 안내문 초안을 만들고 독자에 맞게 다듬습니다.

원문: https://www.aihoon.kr/guide/consumer/write-and-revise

Claude로 글을 쓸 때는 먼저 사실과 표현을 나누면 편합니다. 날짜·가격·약속은 유지해야 할 내용이고, 제목·문장 길이·말투는 독자에 맞게 고칠 내용입니다. 원고를 매끄럽게 만드는 과정에서 조건이 바뀌지 않게 하는 것이 중요합니다.

## 내가 유지할 표현과 맡길 역할 정하기

처음부터 전체 글을 대신 쓰게 할 필요는 없습니다. 직접 쓴 경험이나 독자와의 관계가 중요한 글이라면 그 부분은 유지하고, 모호한 표현을 찾거나 읽는 순서를 검토하는 역할부터 맡길 수 있습니다.

```text
아래 글은 제가 직접 쓴 행사 후기입니다.
개인 경험을 설명한 두 번째 문단과 마지막 감사 표현은 그대로 두세요.
처음 읽는 사람이 이해하기 어려운 표현 세 곳과 이유만 짚어 주세요.
아직 문장을 다시 쓰지는 마세요.
```

지적이 타당한지 읽은 뒤 선택한 문장에만 대안을 요청합니다. 더 격식 있는 문장이 언제나 더 좋은 문장은 아닙니다. 내가 자주 쓰는 구체적 표현은 보존하고 낯선 독자에게 어려운 용어만 풀어 쓸 수도 있습니다. 의견만 받는 작업과 Claude가 문장까지 함께 만드는 작업을 구분하면 무엇을 채택했는지 설명하기도 쉽습니다.

## 자료와 작성 기준을 준비하기

반복적으로 같은 조직의 글을 쓴다면 기획 메모, 표현 기준, 잘 쓴 과거 글 몇 개를 함께 제공할 수 있습니다. 과거 글은 구조와 말투의 참고용인지, 지금도 유효한 사실 자료인지 밝혀야 합니다. 정보가 부족한 부분은 빈칸이나 질문으로 남기게 합니다.

아래는 가상 강좌 안내를 수정하는 자료입니다.

```text
기존 확정안
10월 17일 오후 2~3시 30분, 마을회관 앞마당, 정원 20명.
무료 강좌이며 필기도구만 준비. 노트북은 없어도 참여 가능.

오늘 결정
비 예보로 장소만 마을회관 1층 배움방으로 변경.
시간과 준비물은 그대로. 신청 마감 여부는 담당자 확인 전.

독자
이미 신청한 성인 참가자. 휴대폰 메시지로 전달.
```

여기서 변경 메모는 장소만 바꿉니다. “비 때문에 일정이 취소됐다”거나 새 마감일을 넣으면 안 됩니다.

```text
이미 신청한 참가자에게 보낼 장소 변경 안내문을 써 주세요.
바뀐 장소를 첫 문장에, 유지되는 일시와 준비물을 뒤에 적어 주세요.
'우천 취소'처럼 행사 취소로 읽히는 표현을 피하고,
신청 마감 여부는 본문에 넣지 말고 작성자 확인 메모로 남겨 주세요.
```

설명용 결과 예시는 다음과 같습니다.

> 10월 17일 글쓰기 강좌 장소가 마을회관 1층 배움방으로 변경됩니다. 강좌는 예정대로 오후 2시부터 3시 30분까지 진행합니다. 필기도구를 준비해 주세요. 노트북이 없어도 참여할 수 있으며 참가비는 없습니다.

이 문장이 실제 Claude 출력이라는 뜻은 아닙니다. 날짜·장소·무료·준비물의 관계를 보존하는 기준을 보여 주기 위한 예입니다.

## 초안에서 필요한 부분만 고치기

사실을 확인한 다음 표현을 다듬습니다. “더 따뜻하게”만 요청하면 글 전체가 길어지거나 새 약속이 붙을 수 있습니다. 다음처럼 범위를 정하세요.

```text
사실관계는 그대로 두고 첫 문장만 조금 더 부드럽게 바꿔 주세요.
불편에 대한 짧은 양해 문장을 추가하되,
주차 지원·환불·보상처럼 자료에 없는 약속은 넣지 마세요.
```

이메일로 바꿀 때는 제목, 받는 사람의 관계, 첨부 여부, 원하는 회신 행동을 추가합니다. 같은 정보를 공지문·메일·홈페이지에 쓰더라도 각각의 독자가 지금 알아야 할 내용이 다릅니다. 이미 신청한 사람에게는 장소 변경이 먼저이고, 신규 참가자에게는 신청 가능 여부가 먼저입니다.

긴 초안은 문단별 목적을 붙여 달라고 요청해 중복을 찾을 수 있습니다. “세 번째 문단은 일정표와 같은 정보를 반복하므로 삭제하고, 준비물이 별도 소제목에서 보이게 해 주세요”처럼 구조를 지정하면 수정의 이유가 명확해집니다.

원고가 완성되면 제목과 본문에 날짜가 서로 다르지 않은지, 초안의 대괄호가 남아 있지 않은지, 작성자 메모가 독자 본문에 섞이지 않았는지 봅니다. 본문과 검토용 메모를 별도 영역으로 받는 것이 편합니다.

Word에서 문서를 고친다면 [변경 추적과 댓글 검토](/guide/consumer/claude-for-word)를 함께 사용할 수 있습니다. 문장을 바꾼 이유를 남겨 두면 검토자가 수정안을 수락할지 판단하기 쉽습니다.

## 출처·저자·AI 활용 책임

다른 사람의 글 전체를 같은 뜻의 새 문장으로 바꾸는 것이 언제나 자유로운 재사용을 뜻하지는 않습니다. 필요한 사실 자료와 직접 작성한 메모를 중심으로 새 원고를 만들고, 인용·사용 조건이 있는 자료는 그 조건을 따르세요.

학교·회사·출판물마다 AI 사용 공개 기준이 다릅니다. 사용 사실을 설명해야 한다면 실제로 맡긴 역할을 적습니다. “초안 구성과 문장 교정에 Claude를 사용했고, 날짜와 참가 조건은 담당자가 원자료와 대조했다”처럼 구체적으로 쓰는 편이 좋습니다. 실제로 검토하지 않았는데 검토했다고 적지는 않습니다.

반복하는 작성 기준은 [프로젝트](/guide/consumer/projects)에, 결과 형식과 절차는 [스킬](/guide/consumer/skills-and-plugins)에 모을 수 있습니다. 이번 행사에만 적용하는 장소 변경은 공통 문체 규칙에 섞지 말고 해당 자료에 남겨 두세요.

## 사용 기준을 실제 작업에 적용하기

반복하는 업무라면 한 페이지에 ‘허용할 도움, 사람이 결정할 일, 배포 전 확인, 오류가 발견됐을 때 수정할 사람’을 적어 두세요. 가상 강좌 안내에서는 구성 정리와 맞춤법 제안을 맡길 수 있지만, 일정 확정과 참가자에게 발송하는 결정은 담당자가 합니다. 공개 기준에는 도구 이름보다 무엇을 맡겼고 무엇을 직접 확인했는지가 드러나야 합니다.

개인 메모를 고객 제안서로 바꾸거나 제출 규정이 달라지면 그 기준도 다시 읽습니다. 초안을 매끄럽게 다듬었다고 출처를 모두 검증한 것은 아닙니다. 실제로 일정과 금액만 대조했다면 그 범위를 적고, 아직 확인하지 않은 법률·전문 판단까지 검토했다고 쓰지 마세요. 애매한 사례 두세 개에 규칙을 적용해 보면 ‘누가 최종 확인하는가’처럼 빠진 책임을 찾을 수 있습니다.